Menghubungkan Standar dengan Personal & Work Outcome Auditor Internal

Dibaca 3,637 kali

Oleh: Bayu Triastoto, CIA dan Setyo Wibowo, CIA, CISA

STANDARD VS PERSONAL AND WORK OUTCOME

Organisasi memerlukan dukungan Sumber Daya Manusia yang handal dan berkualitas untuk dapat mencapai tujuannya. Apabila berbicara tentang Sumber Daya Manusia, faktor-faktor yang niscaya akan menjadi perhatian adalah personal and work outcome (tingkat motivasi, kinerja, kepuasan, dan tingkat absenteeism) seorang karyawan. Tidak terkecuali, karyawan yang bertugas pada posisi auditor internal.

Di lain pihak, seorang auditor internal sebagai praktisi sebuah profesi yang telah matang, melakukan tugasnya berdasarkan standar profesi auditor internal baku yang berlaku secara umum dan bersifat internasional. Standar profesi ini akan menjadi ukuran-ukuran minimal praktik profesional seorang auditor internal.

Lantas, apakah sudah semestinya seorang auditor internal memiliki motivasi, kinerja, kepuasan, dan absenteeism yang baik apabila dia menjalankan profesi sesuai dengan standar profesi audit internal?

Hal itulah yang akan dijawab dalam tulisan ini, dengan menganalisis standar profesi auditor internal (the International Standard for Professional Practice of Internal Auditing) dan membandingkannya dengan Job Characteristics Model yang dibangun oleh J. Richard Hackman dan Greg Oldham pada akhir tahun 1970-an. Bila standar profesi dimaksud memenuhi karakteristik model Hackman dan Oldham tersebut, semestinya auditor internal yang bertugas sesuai standar akan memiliki personal outcome dalam bentuk motivasi, kinerja, kepuasan, dan tingkat absenteeim yang baik.

JOB CHARACETRISTIC MODEL

Dalam Job Characteristic Model, setiap pekerjaan dapat dijelaskan ke dalam 5 dimensi dasar pekerjaan (Core Job Dimensions), sebagai berikut:

1.    Skill variety (Variasi keterampilan)

Variasi keterampilan adalah tingkat sejauh mana suatu pekerjaan memerlukan berbagai kegiatan yang berbeda sehingga pekerja dapat menggunakan sejumlah keterampilan dan bakat yang berbeda.

2.    Task identiy (Identitas tugas)

Identitas tugas adalah tingkat sejauh mana suatu pekerjaan menuntut penyelesaian dari seluruh bagian tugas yang dapat diidentifikasi.

3.    Task significance (Signifikansi tugas)

Signifikansi tugas adalah tingkat sejauh mana suatu pekerjaan memiliki dampak besar pada kehidupan atau pekerjaan orang lain

4.    Autonomy (Otonomi)

Otonomi adalah sejauh mana suatu pekerjaan memberikan kebebasan substansial, kemerdekaan, dan keleluasaan untuk individu dalam penjadwalan pekerjaan dan dalam menentukan prosedur yang akan digunakan untuk melaksanakannya.

5.    Feedback (Umpan balik)

Umpan balik adalah tingkat sejauh mana pelaksanaan aktivitas kerja oleh suatu individu yang dibutuhkan untuk mencapai suatu hasil pekerjaan memperoleh informasi yang langsung dan jelas tentang tentang efektivitas kinerjanya.

Kelima dimensi atau karakter dasar pekerjaan di atas selanjutnya dapat dipergunakan untuk memprediksikan bagaimana seseorang memandang pekerjaannya, yaitu dengan menghubungkan karakter-karakter itu dengan kondisi psikologis kritis.

Apabila karakter pertama, ke dua dan ke tiga terdapat dalam suatu pekerjaan, maka individu yang melaksanakan pekerjaan itu akan mengalami perasaan berarti (meaningful). Selanjutnya karakter ke empat akan mendorong perasaan tanggung jawab pada pelaksananya. Sementara itu karakter ke lima akan memberikan pengetahuan tentang hasil pekerjaan yang dilaksanakan.

Semakin besar ketiga kondisi psikologis kritikal ini ada dalam suatu pekerjaan, maka semakin baik personal and work outcome individu pelaksananya. Semakin tinggi motivasi, kinerja dan kepuasan kerja sertasemakin rendahnya tingkat ketidakhadiran (absenteeism).

Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat penggambaran Job Characteristics Model dalam Gambar sebagai berikut:

IDENTIFIKASI 5 CORE JOB DIMENSIONS AUDITOR INTERNAL DALAM STANDAR PROFESI

Berikut ini identifikasi dimensi/ karakter dasar pekerjaan auditor internal dalam standar profesi auditor internal yang berlaku saat ini, yaitu International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing versi revisi Oktober 2010 (“Standar”). Kutipan Standar profesi yang relevan disajikan di dalam kotak berbayang.

1.    Skill Variety

Skill variety is the degree to which a job requires a variety of different activities so the worker can use a number of different skills and talent.

Unsur skill variety terlihat pada standard mengenai Proficiency and Due Professional Care (Standard-1200) berupa persyaratan bagi auditor internal untuk menguasai pengetahuan, keahlian dan kompetensi-kompetensi lain yang diperlukan untuk menjalankan tanggung jawabnya serta keharusan penerapannya di dalam pelaksanaan tugas profesinya.

 1200 – Proficiency and Due Professional CareEngagements must be performed with proficiency and due professional care.1210 – ProficiencyInternal auditors must possess the knowledge, skills, and other competencies needed to perform their individual responsibilities. The internal audit activity collectively must possess or obtain the knowledge, skills, and other competencies needed to perform its responsibilities.Interpretation:Knowledge, skills, and other competencies is a collective term that refers to the professional proficiency required of internal auditors to effectively carry out their professional responsibilities. Internal auditors are encouraged to demonstrate their proficiency by obtaining appropriate professional certifications and qualifications, such as the Certified Internal Auditor designation and other designations offered by The Institute of Internal Auditors and other appropriate professional organizations.1220 – Due Professional Care

Internal auditors must apply the care and skill expected of a reasonably prudent and competent internal auditor. Due professional care does not imply infallibility.

1230 – Continuing Professional Development

Internal auditors must enhance their knowledge, skills, and other competencies through continuing professional development.

 

Pertanyaan selanjutnya adalah: pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi apa saja kah yang harus dimiliki oleh seorang auditor internal dan secara kolektif harus dimiliki oleh Aktivitas Audit Internal?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut di atas, The Institute of Internal Auditor (IIA) telah, dan terus mengembangkan, Internal Auditor Competency Framework. Kerangka ini disusun oleh para ahli dan sukarelawan berdasarkan survey dan benchmarking praktik audit internal secara global, untuk menguraikan tingkat minimum pengetahuan, keterampilan dan kompetensi yang diperlukan auditor internal dan aktivitas audit internal agar dapat secara efektif melaksanakan tanggung jawab profesionalnya.

Kerangka ini dibagi dalam empat bidang, yaitu:

  • Keahlian Antarpersonal (Interpersonal Skills)
  • Area-area pengetahuan (Knowledge Areas)
  • Peralatan dan Teknik (Tools and Techniques)
  • Standar, Teori, dan Metodologi Audit Internal

Keempat bidang di atas bersifat generik untuk semua industri. Dalam masa-masa mendatang bukan tidak mungkin The IIA akan mengembangkan kompetensi berdasarkan industri secara spesifik.

 Keahlian AntarpersonalKeahlian antarpersonal adalah kemampuan yang dibutuhkan untuk berinteraksi dengan orang lain secara efektif. Dalam bidang keahlian ini seorang auditor internal dipersyaratkan antara lain mampu membuat pengaruh dan memanfaatkan taktik persuasi, menyampaikan pesan dengan jelas dan meyakinkan, serta mau mendengarkan. Selain itu, dia juga harus mampu melakukan fungsi manajemen seperti mengembangkan kebijakan dan prosedur, staffing, perencanaan, penetapan prioritas, mengelola kinerja, dan juga fokus pada customer. Selanjutnya seorang auditor internal juga harus mampu mengelola waktu, menginspirasi orang lain, menjadi katalis perubahan, berkolaborasi dan kooperasi, mengelola konflik, serta menciptakan sinergi kelompok. Peralatan dan TeknikPeralatan dan teknik bagi auditor internal ibarat senapan bagi seorang tentara. Dalam hal-hal teknis seorang auditor internal diharapkan mampu menggunakan alat-alat riset operasional dan manajemen, teknik forecasting, manajemen projek, analisis proses bisnis, Balance Scorecard, teknik penilaian risiko, pengendalian, dan governance,  teknik pengumpulan data dan teknik analisis (sampling, ekstraksi/pengumpulan data, data mining, korelasi, analisis tren, wawancara, kuesioner, checklist), alat dan teknik pemecahan masalah, serta teknik audit berbantuan komputer (TABK) bila diperlukan.Standar, Teori, dan Metodologi Audit InternalSebagai kompetensi inti seorang auditor internal wajib memahami definisi audit internal, kode etik, standar atribut dan standar kinerja yang diatur dalam standar internasional audit internal. Standar atribut meliputi antara lain maksud, wewenang, dan tanggung jawab audit internal, independensi, keahlian, due professional care, pendidikan berkelanjutan, serta quality assurance. Sedangkan standar kinerja meliputi antara lain manajemen audit internal, seperti: perencanaan, manajemen sumber daya, kebijakan dan prosedur, koordinasi, dan pelaporan kegiatan. Dalam standar kinerja juga diatur mengenai perencanaan, pelaksanaan, pelaporan, dan pemantauan tindak lanjut penugasan.

Area-area Pengetahuan

Area pengetahuan adalah bidang-bidang pengetahuan yang harus dikuasai auditor internal karena sangat berhubungan dengan nature lingkup kerja auditor internal, antara lain: akuntansi keuangan dan manajemen keuangan, akuntansi manajerial,hukum dan ketentuan perundang-undangan, hukum, ekonomi, kualitas, etika dan kecurangan teknologi informasi, serta teori dan perilaku organisasi.

PENILAIAN

Di dalam IA Competency framework tersebut masing-masing kompetensi dibedakan untuk tingkatan Kepala Eksekutif Audit (CAE), direktur, manajer audit, Supervisor, auditor staf senior, dan auditor staf junior (yang memiliki pengalaman di bawah 1 tahun). Pembedaan kompetensi dilambangkan dalam skala 1 sampai dengan 4, di mana penjelasannya adalah sebagai berikut:

  • 1 = Sekedar pengenalan (awareness)
  • 2 = Kompetensi dan pengetahuan dasar dengan dukungan dari orang lain
  • 3 = Kompeten secara independen dalam situasi yang rutin
  • 4 = Kompeten secara independen dalam situasi yang unik dan kompleks

 

2.    Task Identity

Task identity is the degree to which a job requires completion of a whole and identifiable piece of works.

Hasil kerja auditor internal secara utuh dapat dilihat/ diidentifikasi dari laporan hasil penugasan yang dilaksanakannya. Dalam laporan ini akan tergambar kesimpulan dan opini auditor internal, serta permasalahan-permasalahan yang ditemukannya, berdasarkan bukti-bukti serta informasi yang diperolehnya dalam pelaksanaan tugasnya. Penuangan hasil kerja auditor internal ke dalam laporan ini merupakan penerapan fungsi komunikasi sebagaimana diatur dalam standar mengenai Communicating Results (Standard-2400).

 2400 – Communicating ResultsInternal auditors must communicate the results of engagements.2410 – Criteria for CommunicatingCommunications must include the engagement’s objectives and scope as well as applicable conclusions, recommendations, and action plans.2410.A1 – Final communication of engagement results must, where appropriate, contain the internal auditors’ opinion and/or conclusions. When issued, an opinion or conclusion must take account of the expectations of senior management, the board, and other stakeholders and must be supported by sufficient, reliable, relevant, and useful information.Interpretation:
Opinions at the engagement level may be ratings, conclusions, or other descriptions of the results. Such an engagement may be in relation to controls around a specific process, risk, or business unit. The formulation of such opinions requires consideration of the engagement results and their significance.2410.A2 Internal auditors are encouraged to acknowledge satisfactory performance in engagement communications.

2410.A3 When releasing engagement results to parties outside the organization, the communication must include limitations on distribution and use of the results. 

2410.C1 Communication of the progress and results of consulting engagements will vary in form and content depending upon the nature of the engagement and the needs of the client.

 

3.    Task Significance

Task significance is the degree to which a job has a substantial impact on the lives or work of other people

Signifikansi dari tugas seorang internal auditor dapat terlihat dari sifat pekerjaannya, yaitu evaluasi dan kontribusi untuk perbaikan atas 3 aspek penting dalam organisasi/ lembaga, yaitu yang umum dikenal di kalangan profesi auditor internal sebagai “GRC”: Governance, Risk Management dan Control Processes. Sifat pekerjaan ini diatur dalam standar mengenai Nature of Work (Standar-2100).

2100 – Nature of WorkThe internal audit activity must evaluate and contribute to the improvement of governance, risk management, and control processes using a systematic and disciplined approach.2110 – GovernanceThe internal audit activity must assess and make appropriate recommendations for improving the governance process in its accomplishment of the following objectives:

  • Promoting appropriate ethics and values within the organization;
  • Ensuring effective organizational performance management and accountability;
  • Communicating risk and control information to appropriate areas of the organization; and
  • Coordinating the activities of and communicating information among the board, external and internal auditors, and management.

2120 – Risk Management

The internal audit activity must evaluate the effectiveness and contribute to the improvement of risk management processes.

2120.A1 The internal audit activity must evaluate risk exposures relating to the organization’s governance, operations, and information systems regarding the:

  • Reliability and integrity of financial and operational information;
  • Effectiveness and efficiency of operations and programs;
  • Safeguarding of assets; and
  • Compliance with laws, regulations, policies, procedures, and contracts.

2120.A2 – The internal audit activity must evaluate the potential for the occurrence of fraud and how the organization manages fraud risk.

2120.C1 – During consulting engagements, internal auditors must address risk consistent with the engagement’s objectives and be alert to the existence of other significant risks.

2120.C2 – Internal auditors must incorporate knowledge of risks gained from consulting engagements into their evaluation of the organization’s risk management processes.

2120.C3 – When assisting management in establishing or improving risk management processes, internal auditors must refrain from assuming any management responsibility by actually managing risks.

2130 – Control

The internal audit activity must assist the organization in maintaining effective controls by evaluating their effectiveness and efficiency and by promoting continuous improvement.

2130.A1 The internal audit activity must evaluate the adequacy and effectiveness of controls in responding to risks within the organization’s governance, operations, and information systems regarding the:

  • Reliability and integrity of financial and operational information;
  • Effectiveness and efficiency of operations and programs;
  • Safeguarding of assets; and
  • Compliance with laws, regulations, policies, procedures, and contracts.

2130.C1 Internal auditors must incorporate knowledge of controls gained from consulting engagements into evaluation of the organization’s control processes.

 

4.    Autonomy

Autonomy is the degree to which a job provides substantial freedom, independence, and discretion to the individual in scheduling the work and in determining the procedures to be used in carrying it out.

Seorang internal auditor memiliki wewenang dalam pelaksanaan tugasnya, baik dalam merencanakan waktu pekerjaan maupun dalam menentukan prosedur yang akan ditempuhnya dalam mencapai sasaran penugasannya. Hal ini terlihat dalam standar mengenai Engagement Planning (Standard-2200) serta Independence and Objectivity (Standard-1100).

a.    Scheduling the Work
2200 – Engagement PlanningInternal auditors must develop and document a plan for each engagement, including the engagement’s objectives, scope, timing, and resource allocations.2230 – Engagement Resource AllocationInternal auditors must determine appropriate and sufficient resources to achieve engagement objectives based on an evaluation of the nature and complexity of each engagement, time constraints, and available resources.b.    Determining The Procedures To Be Used In Carrying It Out    

1100 – Independence and Objectivity

The internal audit activity must be independent, and internal auditors must be objective in performing their work.

Interpretation:

Independence is the freedom from conditions that threaten the ability of the internal audit activity to carry out internal audit responsibilities in an unbiased manner. To achieve the degree of independence necessary to effectively carry out the responsibilities of the internal audit activity, the chief audit executive has direct and unrestricted access to senior management and the board. This can be achieved through a dual-reporting relationship. Threats to independence must be managed at the individual auditor, engagement, functional, and organizational levels.

1120 – Individual Objectivity

Internal auditors must have an impartial, unbiased attitude and avoid any conflict of interest.

Interpretation:

Conflict of interest is a situation in which an internal auditor, who is in a position of trust, has a competing professional or personal interest. Such competing interests can make it difficult to fulfill his or her duties impartially. A conflict of interest exists even if no unethical or improper act results. A conflict of interest can create an appearance of impropriety that can undermine confidence in the internal auditor, the internal audit activity, and the profession. A conflict of interest could impair an individual’s ability to perform his or her duties and responsibilities objectively.

5.    Feedback

Feedback is the degree to which carrying out the work activities required by a job results in the individual obtaining direct and clear about information about the effectiveness of his or her performance.

Dalam pelaksanaan tugasnya, seorang internal auditor dapat menerima umpan balik dari atasan langsung/ penyelia (supervisor) maupun dari tim pelaksana quality assurance. Hal ini sebagaimana diatur dalam standar mengenai Engagement Supervision (Standard-2340) serta Quality Assurance and Improvement Program (Standard-1300).

2340 – Engagement SupervisionEngagements must be properly supervised to ensure objectives are achieved, quality is assured, and staff is developed.Interpretation:The extent of supervision required will depend on the proficiency and experience of internal auditors and the complexity of the engagement. The chief audit executive has overall responsibility for supervising the engagement, whether performed by or for the internal audit activity, but may designate appropriately experienced members of the internal audit activity to perform the review. Appropriate evidence of supervision is documented and retained. 1300 – Quality Assurance and Improvement ProgramThe chief audit executive must develop and maintain a quality assurance and improvement program that covers all aspects of the internal audit activity.Interpretation:

A quality assurance and improvement program is designed to enable an evaluation of the internal audit activity’s conformance with the Definition of Internal Auditing and the Standards and an evaluation of whether internal auditors apply the Code of Ethics. The program also assesses the efficiency and effectiveness of the internal audit activity and identifies opportunities for improvement.

KESIMPULAN

 

Sebagaimana terlihat di atas, ternyata dalam Standar profesi auditor internal telah tercakup seluruh core job dimensions sebagaimana dirumuskan oleh Hackman dan Oldham dalam Job Characteristic Model. Dengan demikian, dapat diharapkan juga bahwa karyawan yang berprofesi sebagai auditor internal dalam organisasi akan memiliki personal and work outcome yang baik (yaitu motivasi, kinerja dan kepuasan kerja yang baik serta absenteeism yang rendah), apabila dapat menjalankan tugasnya sesuai Standar profesi yang berlaku untuk auditor internal.

Menciptakan iklim yang baik dan kondusif serta mendorong penerapan Standar auditor internal, dengan demikian, akan memberikan manfaat besar bagi auditor internal, fungsi audit internal, dan pada akhirnya bagi organisasi secara keseluruhan.

 

Referensi:

Robbins, Stephen P. dan Judge, Timothy A. 2009. “Organizational Behavior (13th Edition)”. Pearson Education International